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NORMAS



12.04.2011
PO 62/02 | Viagens no Unificado

 

Toda viagem dos alunos do Unificado com a agência TravelBr é divulgada pela agência na unidade. Nesta ocasião, um representante da agência entrega aos alunos um folheto com as informações, os valores e o endereço do site da agência (www.travelbr.tur.br).

 

No folheto há a informação, reforçada na divulgação em sala, de que o aluno deve solicitar sua inscrição através do site, preenchendo um formulário de pré-inscrição.  Enfatiza-se que esta é a melhor maneira de inscrição.

 

Este formulário, uma vez preenchido, é enviado automaticamente ao e-mail da agência. Ao recebê-lo, um funcionário da agência entra em contato com o responsável através do telefone informado, combinando com este o pagamento da entrada, o envio do contrato para preenchimento (por e-mail ou através do aluno) e outros detalhes.

 

Uma vez concluído o processo, o aluno está inscrito, sem que haja envolvimento da Secretaria do Unificado no processo. É importante frisar que esta forma de inscrição não atingirá a totalidade dos alunos, mas certamente reduzirá consideravelmente o trabalho das Secretarias das unidades de Itajaí e Itapema com as viagens dos alunos.

 

Compete à Secretária sugerir ao aluno que, ao procurar a Secretaria para se inscrever, se encaminhe à biblioteca e faça sua solicitação on line.

 

A agência disponibiliza contratos em branco para serem utilizados em atendimento aos responsáveis que, apesar da recomendação, desejem fazer a inscrição e o pagamento da entrada na Secretaria. Nestes casos, o funcionário entrega duas vias do contrato para o responsável preencher e, em seguida, verifica se está completamente preenchido. É importante observar que todos os dados são relevantes, principalmente os de identificação, telefone e endereço do contratante, bem como o RG do aluno. É possível aceitar o contrato com o RG do aluno pendente e, neste caso, no campo destinado a este documento, escrever “Sem RG”.

 

No contrato, os dados de pagamento devem estar de acordo com a opção escolhida. É importante lembrar que a última data de vencimento das parcelas deve ser ao menos dez dias antes da viagem.

 

Por exemplo. Se a viagem ocorre em 20/setembro, para contratos assinados em abril com data de vencimento dia 10, deve ser no máximo entrada + cinco parcelas; mas se a data de vencimento escolhida fosse dia 15, deveria ser no máximo entrada + quatro parcelas.

 

Ao final, o funcionário verifica se o contrato está assinado e datado, e assina como testemunha.

 

Então, o funcionário recebe o pagamento da entrada, dá um recibo manual e informa ao responsável que sua cópia assinada pela agência de viagens será entregue ao aluno dentro de no máximo uma semana.

 

Se a forma de pagamento escolhida for cheques pré-datados, o funcionário recolhe os cheques, orientando que a data de emissão deve corresponder à data da apresentação.  Se a forma de pagamento for boletos bancários, o funcionário informa que estes serão enviados ao e-mail indicado no contrato, ou, caso não haja, através do aluno

 

Depois de completada a inscrição na Secretaria, o funcionário reúne os documentos e o valor pago com um clips e os acondiciona no malote da agência. Um funcionário da agência recolhe periodicamente as inscrições e os pagamentos, anotando os nomes dos alunos em uma lista e dando um visto. Cabe à Secretária conservar esta lista até a data da viagem. 

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