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NORMAS



09.09.2016
PO 72/09 | Arquivos da Secretaria Escolar do Unificado

 

A Secretaria Escolar do Unificado tem quatro arquivos: movimento ordinário, arquivo vivo, arquivo provisório e arquivo morto.

 

Nesta norma analisamos o que compõe cada um destes arquivos e como se dá o deslocamento dos documentos de um arquivo para outro.

 

MOVIMENTO ORDINÁRIO

Ao longo do dia, toda a documentação recebida ou gerada que precisar ser arquivada é colocada na caixa Movimento Ordinário, sob o balcão da Secretaria Escolar.

 

Esta documentação é de um de quatro tipos:

documentos oficiais de alunos,

documentos de ex-alunos para entrega,

documentos internos de alunos e

demais documentos.

 

Em uma determinada hora do dia, um funcionário da Secretaria Escolar, definido em cada unidade, recolhe todo o material desta caixa, arquivando adequadamente cada documento.

 

Nesta tarefa, é importante que o arquivista reconheça com exatidão o tipo de documento a ser arquivado ¾ recorrendo à Secretária Escolar, se necessário ¾, arquive o documento na pasta correta, na ordem mais apropriada e, se precisar perfurar, que o faça corretamente.

 

MOVIMENTO ORDINÁRIO ARQUIVO VIVO

A documentação oficial de alunos (ficha de inscrição, contrato de prestação de serviços educacionais, fotocópia da certidão de nascimento e da carteira de identidade, dispensa de Educação Física, Histórico Escolar, ficha individual de notas, atestado de frequência, formulário de concessão de bolsa) é arquivada em sacos plásticos, identificados com o nome do aluno, colocados de três em três ou de quatro em quatro em pastas suspensas, por série, em ordem alfabética.

 

As pastas suspensas de cada série são colocadas em uma gaveta do arquivo vivo; numa gaveta pode haver pastas de mais de uma série.

 

MOVIMENTO ORDINÁRIO ARQUIVO PROVISÓRIO

A documentação de ex-alunos para entrega (dossiês de transferência e processos de conclusão) é arquivada em sacos plásticos na pasta suspensa Documentos para Entrega em ordem alfabética, independente do ano.

 

A documentação interna dos alunos (cartões-resposta, gabaritos oficiais, listas de presença, controles de frequência e resultados das avaliações da Recuperação Trimestral e da Dependência, atas de Conselho de Classe, requerimentos diversos, controles de provas de segunda chamada, provas de Exame, entre outros documentos) é arquivada em pastas suspensas ou em outro recipiente mais adequado (cartões-resposta, por exemplo, ficam mais bem acondicionados em pastas plásticas com elástico).

 

Os demais documentos (correspondências expedidas e recebidas, ponto dos professores) também são arquivados em pastas suspensas.

 

Todas estas pastas suspensas (ou o que for) são colocadas em gavetas do arquivo provisório.

 

Detalhe: também fica no arquivo provisório o relatório de notas finais, em forma de livro.

 

ARQUIVO VIVO ARQUIVO PROVISÓRIO

No início de janeiro, quando já estão matriculados cerca de dois terços dos alunos do ano que está se iniciando, a Secretária Escolar analisa a documentação de cada aluno no arquivo vivo e toma a providência adequada a cada situação:

o aluno continua no Unificado: a documentação vai para a gaveta da série que ele cursará, no mesmo arquivo vivo,

o aluno pede transferência: a documentação vai para caixas, no arquivo provisório, 

o aluno não se rematricula e não pede transferência: a documentação vai para caixas, no arquivo provisório.

 

Documentação de alunos novatos vai para a gaveta da série que ele cursará, no arquivo vivo.

 

Estas operações se repetem ao longo de janeiro, fevereiro e março.

 

ARQUIVO PROVISÓRIO ARQUIVO MORTO

Ainda em janeiro, a Secretária Escolar retira do arquivo provisório os documentos internos dos alunos do ano passado e separa em dois grupos — um com os documentos relativos a avaliações e outro com os demais documentos.

 

Então, coloca os documentos relativos a avaliações nas caixas Avaliações de Alunos no arquivo morto, retirando e incinerando os documentos equivalentes de dois anos antes. Também incinera os demais documentos.

 

Também retira do arquivo provisório o ponto dos professores do ano passado e as correspondências recebidas e expedidas do ano retrasado, e os coloca em caixas de mesmo nome no arquivo morto.

 

Os documentos da pasta suspensa Documentos para Entrega com mais de dois anos são colocados em caixas do mesmo nome no arquivo morto.

 

Em março, os documentos dos alunos não-rematriculados e que não pediram transferência saem do arquivo provisório e são colocados nas caixas Documentos de Alunos no arquivo morto.

 

MOVIMENTO ORDINÁRIO ARQUIVO MORTO

Ao longo do ano o dossiê de transferência dos alunos que a solicitaram vão para a caixa Documentos de Alunos do arquivo morto, em ordem alfabética, independente do ano.

 

Em janeiro, a documentação dos alunos que concluíram o 3º ano do Médio e uma cópia do processo de conclusão vão para a caixa Documentos de Concluintes do arquivo morto em ordem de ano e, em cada ano, em ordem alfabética.

Arquivos para download

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