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NORMAS



16.04.2014
PO 81/02 | Formatura do 9º do Fund. e Terceirão (preparativos iniciais)

As formaturas do 9º do Fundamental e do Terceirão ocorrem em meados de dezembro, em data definida no Calendário Escolar. Esta norma orienta sua preparação.

 

Basicamente, a formatura se constitui de uma solenidade seguida de uma festa (no caso do 9º do Fundamental) ou de um baile (no caso do Terceirão).

 

Em meados de dezembro do ano anterior, o Diretor Geral define o local em que se darão as solenidades de formatura, negociando o custo e reservando o local.

 

Nesta ocasião também, o Diretor Geral define o local em que se dará o baile do Terceirão, negociando o custo e reservando o local.

 

No início de fevereiro, o Diretor Geral define a agência de viagens que organizará as viagens dos formandos, solicitando a definição de roteiros e negociando o custo.

 

Informa que, ao final das reuniões iniciais de pais, um representante da agência deverá fazer breve exposição da viagem e, dois dias após, ir às turmas entregando aos alunos prospectos com as informações de roteiro e de planos de pagamento.

 

Nesta ocasião também, o Diretor Geral define o local em que se dará a festa do 9º do Fundamental, negociando o custo e reservando o local.

 

No final de março, o Diretor Geral contacta um estúdio fotográfico e uma produtora de clips.

 

Na conversa com o estúdio fotográfico, oferece a oportunidade de fotografar com exclusividade os alunos durante a solenidade de colação e negocia o custo para a produção de um pacote de sete fotografias a cada aluno. Informa que, além deste pacote, naturalmente vários alunos se interessarão em adquirir outras fotografias, pelas quais pagarão à parte ao estúdio.

 

Em troca, o estúdio se compromete a fotografar, ao longo do ano, os alunos e seus professores em sala de aula e nos três “trotes” (que se darão em maio, julho e setembro), para compor o clip, e em outubro, as turmas, para ilustrar o convite. Particularmente para o Terceirão, também nas duas revisões gerais na Escola de Campo.

 

Na conversa com a produtora de clips, contrata a confecção de um clip para cada turma, com duração de cerca de 3 min, utilizando as fotografias feitas pelo estúdio fotográfico.

 

Ainda nesta ocasião, o Diretor Geral encomenda a produção de um moleton alusivo à formatura do 9º do Fundamental, colocando à venda nas unidades em meados de abril.

 

Paralelamente, os Vice-Diretores orientam os alunos dos Terceirões a se organizarem para contratar a produção de uma camiseta e um moleton alusivos a sua formatura. Informa que os dizeres deverão ser aprovados pela Vice-Direção.

 

No início de abril, o Diretor Geral levanta os custos dos seguintes itens relacionados à solenidade de colação e à festa que se segue:

 

Solenidade

aluguel do local

sonorização

decoração do local

clip dos formandos

aluguel do telão

convites

fotografias

diversos (incluindo placas de homenagens)

 

Festa / Baile

aluguel do local

banda (no baile)

decoração a entrada (no baile)

convites

diversos

 

Sendo n o número de turmas, haverá 3n placas de homenagem para alunos do 9º do Fundamental e 2n para alunos do Terceirão, além de três placas para colaboradores.

 

De posse destes dados e dos números de alunos do 9º do Fundamental e do Terceirão em cada unidade, o DG preenche as planilhas que se obtêm baixando o anexo. Esta planilha indica o custo total (e mensal) do evento para o aluno, supondo adesões de 70% a 100%.  

 

Assim, tendo definido o local da solenidade e o local da festa e do baile e calculado os valores total e mensal por aluno, o DG altera adequadamente a primeira circular, obtida baixando o anexo, encaminhando-a às unidades, juntamente com o termo de pré-adesão (GD 32 ou GD 40, conforme o segmento).

 

Deste modo, em meados de abril o VD e o Coordenador de Turno vão às turmas e entregam aos alunos a circular e os termos de pré-adesão.

 

Alguns dias depois da entrega da circular, o CT volta às turmas recolhendo os termos de pré-adesão.

 

Assim que tiver recebido todas as adesões, o CT informa ao Diretor Geral que, juntando os dados das três unidades, verifica em que faixa o número de adesões se enquadra, e define o custo da formatura para o aluno, informando às unidades.

 

Em seguida, o DG informa o Coordenador Administrativo-Financeiro, o qual cria o plano de pagamento no ASP Escola, com as parcelas vencendo nos dias 15 dos meses de maio a outubro.

 

No final de abril, o VD altera adequadamente a segunda circular, cuja base se obtém baixando o anexo. Na sequência, o CT a entrega aos alunos, juntamente com o termo de adesão (GD 33 ou GD 34, conforme o segmento).

 

Nos dias seguintes, cada aluno entrega à Secretaria o termo de adesão. Ato contínuo, um funcionário, seguindo o caminho Acadêmico > Matrícula > Cadastro > Curricular, localiza o aluno e vincula o evento financeiro “Formatura do 9º do Fundamental” ou “Formatura do Terceirão”. Em seguida, imprime os boletos seguindo o caminho Financeiro > Transação bancária > Envio bancário, selecionando aluno, banco (HSBC, 399), modelo (carnê), período (01/01 a 31/12 do ano em curso) e evento financeiro (23 para 9º do Fundamental e 24 para Terceirão). Grampeia a capa (AF 38 ou AF 48, conforme o segmento) e entrega o carnê ao aluno.

 

Ao final de cada dia, um funcionário da Secretaria segue o caminho Acadêmico > Controle de entrega > Entrega por turma e seleciona os alunos que entregaram o termo de adesão, digitando a data.

 

No ataque rotineiro à inadimplência, o encarregado cobra se houver parcela da formatura em aberto. Mensalmente, o CT deve verificar quem está em atraso; quando perceber que há aluno com mais de dois meses em aberto, faz telefonar para o responsável.

Arquivos para download

Cálculo do valor da formatura do 9º do Fundamental e Terceirão DOWNLOAD
Circular 1 da Formatura do 9º do Fundamental DOWNLOAD
Circular 1 da Formatura do Terceirão DOWNLOAD
Circular 2 da Formatura do 9º do Fundamental DOWNLOAD
Circular 2 da Formatura do Terceirão DOWNLOAD
PO 81 Formatura do 9º do Fundamental e Terceirão (preparativos iniciais) DOWNLOAD