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NORMAS



01.11.2021
PO 53/09 | Conferindo documentação de alunos matriculados

 

A cada dia, recolha a documentação do dia anterior na caixa Movimento do Dia e separe os conjuntos das matrículas dos conjuntos das transferências.

 

Antes de começar, certifique-se que você tem a relação de robalos da unidade, obtida com a Secretária Escolar, e cópias do SM 48, formulário para anotações de problemas detectados na conferência.

 

Bolsas. Siga no ASP Escola o caminho Gerencial > Exportação > Geração de Arquivos, selecione visão ‘Dados de Eventos Financeiros Matrícula’ e layout ‘Bolsa’. Na nova tela, selecione regional e instituição, e digite:

ano exercício: ano em questão,

código da situação da matrícula: 1 (= ativo),

código do curso: 3 (=Educ. Infantil), 5 (=Fundamental) ou 2 (=Médio),

código do evento financeiro: 2 (= mensalidade).

Clique no botão Pesquisar, gerando o download.

 

Então, siga no software Bolsa o caminho Importar > Cadastrar/Editar, clique no botão Browse, e em Downloads, clique sobre o arquivo que foi recentemente salvo (com título Exp...), clique no botão Abrir e, em seguida, no botão Cadastrar. Na nova tela, clique na dupla seta (para atualizar a base de dados), digitando o ano adequado e clicando no botão OK.

 

Em seguida, gere no Bolsa o relatório de bolsistas por data de matrícula, seguindo o caminho Relatórios > Relatórios de Bolsas ― selecione a unidade, digite a data que está sendo analisada e clique no botão Atualizar e depois no botão Imprimir.

 

Documentação. De posse do relatório citado, verifique se todos os nomes têm um conjunto de documentos e se todo conjunto de documentos tem um nome no relatório. Havendo alguma irregularidade, resolva imediatamente com a Secretária Escolar. 

 

Estando OK, separe a documentação do dia em dois grupos: veteranos e novatos.

 

Então, comece a verificação.

 

Inicialmente, verifique se há o SM 44, de reserva de vaga, ou o SM 45, de cancelamento de entrada. Havendo, envie um e-mail para administrativo2@sistemaunificado.com.br solicitando que seja feita esta operação.

 

Solicito o cancelamento da entrada do aluno 21000444 (Pedro Henrique Bastos Filho).

 

Se o responsável solicitou que o carnê lhe seja enviado por e-mail (veja o SM 46), acrescente esta observação.

 

Após sermos informados do cancelamento, enviaremos o carnê para o e-mail phbastos-11@hotmail.com.

 

Separe da documentação o SM 46 e, ao final da conferência, entregue ao assistente de Secretaria designado.

Veteranos. A documentação dos alunos veteranos rematriculados é:

Ficha de Inscrição do ano em curso com SM 47,

uma via do Contrato de Prestação de Serviços Educacionais (CPSE),

se bolsista, GD 06.

 

Verifique se o SM 47 está com a data da matrícula e visto. Se a data for anterior à da matrícula ou se não houver o visto, anote.

 

Verifique se o CPSE está preenchido e assinado por algum membro da administração da escola (VD ou Secretária Escolar) e pelo contratante. Se faltar a assinatura da administração ou a assinatura do contratante, anote.

 

Verifique se o percentual e o motivo da bolsa indicados no relatório coincide com os dados indicados no formulário GD 06. Onde houver divergência, anote.

 

Verifique, se o aluno for robalo, se há comprovante de residência. Não havendo, anote.

 

Então, siga no ASP Escola o caminho Gerencial > Consulta Genérica, localize o aluno e, na aba Financeiro, filtre o evento financeiro ‘mensalidade’ e, rolando para a direita, verifique o nome do responsável financeiro. Se este nome não coincidir com o do nome do contratante no CPSE, anote.

 

Para alunos de séries em que há opções de cursos além do regular, confira se o plano de pagamento do ASP Escola coincide com o do CPSE. Não coincidindo, anote.

 

Clique no link Cadastro e, na aba Filiação, localize o nome do contratante; localizando, veja se está registrado seu CPF e seu endereço. Não estando um ou outro ou ambos, anote.

 

Se o contratante não for nem o pai nem a mãe, busque seguindo o caminho Cadastro > Pessoa > Terceiro > Cadastro.

 

Novatos. A documentação dos alunos novatos matriculados é:

Ficha de Inscrição do ano em curso,

uma via do Contrato de Prestação de Serviços Educacionais,

documento de identidade,

atestado de frequência,

comprovante de residência,

relatório do SPC,

se bolsista, GD 06.

 

Verifique se o CPSE está preenchido e assinado por algum membro da administração da escola (VD ou Secretária Escolar) e pelo contratante. Se faltar a assinatura da administração ou a assinatura do contratante, anote.

 

Verifique se há documento de identidade (carteira de identidade ou certidão de nascimento). Não havendo, anote.

 

Verifique se há atestado de frequência ou equivalente (atestado de conclusão, boletim final, documento de transferência ou Histórico Escolar), exceto para alunos da Educação Infantil e do 1º do Fundamental. Não havendo, anote.

 

Verifique se o percentual e o motivo da bolsa indicados no relatório coincide com os dados indicados no formulário GD 06. Onde houver divergência, anote.

 

Verifique se há:

comprovante de residência ― não havendo, anote,

relatório da consulta ao SPC ― não havendo, anote,

relatório de consulta ao SPC com registro e sem visto do VD ― havendo, anote.

 

Então, siga no ASP Escola o caminho Gerencial > Consulta Genérica, localize o aluno e, na aba Financeiro, filtre o evento financeiro ‘mensalidade’ e, rolando para a direita, verifique o nome do responsável financeiro. Se este nome não coincidir com o do nome do contratante no CPSE, anote.

 

Clique no link Cadastro e, na aba Filiação, localize o nome do contratante; localizando, veja se está registrado seu CPF e seu endereço. Não estando um ou outro ou ambos, anote.

 

Se o contratante não for nem o pai nem a mãe, busque seguindo o caminho Cadastro > Pessoa > Terceiro > Cadastro.

 

Então, clique no link Matrícula e, na aba Documentação, desmarque os itens não entregues; independentemente de ter trazido ou não o Histórico Escolar, desmarque.

 

Em seguida, siga o caminho Financeiro > Cobrança > Interna > Lembrete e crie um lembrete genérico, com data de 1º/março e assunto ‘HE / Fazer’ se tiver trazido o Histórico Escolar ou ‘HE / Cobrar’ se não tiver trazido; no campo Mensagem escreve “Fazer” ou “Cobrar”, passando para o usuário da Secretária Escolar.

 

Fechamento. Então, ponha a documentação dos alunos nas caixas adequadas ― sem irregularidades na caixa OK e com irregularidades na caixa Pendências.

 

Observação. Procedimentos com os conjuntos das transferências estão detalhados no PO 140.

 

 

 

 

 

 

 

Arquivos para download

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