Introdução. No final de outubro de cada ano, a Coordenação Administrativo-Financeira elabora, com dados do ASP Escola, três planilhas:

a primeira para o levantamento do total de bolsas no ano em curso por série e por motivo,

a segunda para a definição, pelos Diretores Gerais e pelos Vice-Diretores, das metas de bolsas para o próximo ano e

a terceira com as propostas de bolsas para o próximo ano, para uso das Secretárias Escolares.

Esta norma orienta na preparação destas planilhas.

1ª parte

Gerando dados de bolsas no ASP Escola. Siga no ASP Escola o caminho Gerencial > Exportação > Geração de Arquivos, selecione a visão ‘Dados de Eventos Financeiros Matrícula’ e o layout ‘Bolsa’. Na nova tela, selecione regional e instituição, e digite:

ano exercício: ano em curso,

código da situação da matrícula: 1 (= ativo),

código do curso: 5 (=Fundamental), 2 (=Médio) ou 3 (=Educ. Infantil),

código do evento financeiro: 2 (= mensalidade).

Clique no botão Pesquisar, gerando o download.

Importando dados de bolsas do ASP Escola. Inicialmente, siga no software Bolsa (www.unificadoadm.com.br/bolsa) o caminho Ferramentas > Limpeza, digite o ano em curso e clique no botão Limpar.

Em seguida, siga o caminho Importar > Cadastrar/Editar, clique no botão Selecionar arquivo, clique em Downloads e selecione todos os arquivos. Clique sobre o arquivo que foi recentemente salvo (com título Exp...) e clique no botão Abrir e, em seguida, no botão Cadastrar. Na nova tela, clique na dupla seta (para atualizar a base de dados), digitando o ano adequado e clicando no botão OK.

Gerando a planilha base do software Bolsa. Siga no software Bolsa o caminho Bolsistas > Bolsas concedidas, selecione unidade e ano e clique no botão Atualizar e em seguida no botão Exportar Excel; na nova tela, clique no botão OK. Aparecendo a mensagem ‘Arquivo exportado com sucesso’, clique no botão OK e em seguida faça o download.

Preparando a planilha ‘Bolsistas’ do ano em curso. Localize a planilha base nos downloads, e copie as colunas para a planilha padrão ‘Bolsistas’, salvando-a com o nome ‘Bolsistas Unidade Ano’. (Na planilha de Balneário, inclua os alunos do 2º Período do Kids.)

Inicialmente, verifique se há valor sem motivo e motivo sem valor (ou com valor zero). Em qualquer dos dois casos, havendo, solicite à Secretária Escolar que corrija no ASP Escola.

Em seguida, verifique se há bolsa de negociação do DU para aluno veterano[1] e de renegociação do DU para aluno novato. Em qualquer dos dois casos, havendo, solicite à Secretária Escolar que corrija no ASP Escola.

2ª parte

Preparando a planilha ‘Total de Bolsas’ do ano em curso. Feitas as eventuais correções, preencha a aba ‘Bolsas’ da planilha ‘Total de Bolsas Unidade Ano’, por série e por motivo. Em seguida, preencha a aba ‘Receita’ com os números de alunos e o valor da mensalidade por série.

Imprima ambas as abas, enviando ao Diretor Geral.

3ª parte

Preparando a planilha ‘Metas de Bolsas’ do próximo ano. Isto pronto, faça uma cópia da planilha ‘Bolsistas Unidade Ano’ em nova aba, chamando-a ‘Ano’. A aba original passe a chamar ‘Ano+1’ e dela exclua os alunos da última série.

Então, sequencialmente, na coluna do próximo ano na aba ‘Ano+1’:

selecione atleta e monitor e deixe o percentual em branco,

selecione concurso, convênio e filho de professor e mantenha o percentual,

selecione bolsa igual a 0% e mantenha o percentual,

no que restar, aplique a tabela redutora.

A tabela redutora é:

bolsas de 5%, 7% e 10% ― mantém o percentual,

bolsas de 15%, 20%, 25%... ― diminui três pontos percentuais,

bolsas de 12%, 17%, 22%... ― diminui dois pontos percentuais.

A cada seleção, pinte o nome do aluno de uma certa cor. Ao final, deve estar tudo pintado desta cor. Tire a cor.

Usando esta planilha, preencha as tabelas da planilha ‘Metas de Bolsas Unidade Ano+1’ motivo a motivo, como indicado a seguir.

Veteranos / bolsas do DU

selecione na aba ‘Ano’ as bolsas de negociação do DU, renegociação do DU e irmão de outro aluno,

selecione a série e preencha os números de bolsistas e de bolsas.

Novatos / bolsas do DU

selecione na aba ‘Ano’ novatos,

selecione a série e preencha o número de novatos,

selecione as bolsas de renegociação do DU, renegociação do DU e irmão de outro aluno e preencha os números de bolsistas e de bolsas,

selecione motivo vazio e preencha o número de sem bolsa.

Atleta, monitor e concurso

selecione na aba ‘Ano’ o motivo e preencha na coluna ‘Ano’ os números de bolsistas e de bolsas,

selecione na aba ‘Ano+1’ o motivo e preencha na coluna ‘Ano+1 / Veteranos’ os números de bolsistas e de bolsas.

As metas são definidas em reunião do Diretor Geral com o Vice-Diretor, conforme indicado na Inf. 07.

Preparando a planilha ‘Bolsistas’ do próximo ano. Copie para uma nova planilha a aba ‘Ano+1’ da planilha ‘Bolsistas Unidade Ano’, nomeando como ‘Bolsistas Unidade Ano-Ano+1’. Então, substitua o motivo ‘Negociação do DU’ por ‘Renegociação do DU’ e encaminhe à Secretária Escolar da unidade.

4ª parte

Alimentando o Bolsa. Com as metas de bolsas em mãos, siga no software Bolsa o caminho Cadastro > Unidades e, em cada unidade, clique na caixa azul e no botão Cadastrar novo. Na nova tela, digite o ano e o código das séries, clicando no botão Cadastrar.

Em seguida, vá para a aba ‘Motivos das Bolsas’ e lance as metas de cada motivo, clicando no botão verde. As metas de negociação do DU e renegociação do DU são lançadas série por série; as metas de atleta, monitor e concurso são lançadas no geral. Ao concluir, clique no botão Cadastrar.