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UNIQUALI

NORMAS



11.01.2021
PO 141/01 | Despachando envelopes pelo malote

 

A Administração Central do Unificado envia envelopes com documentos diversos para as unidades e as unidades enviam envelopes com documentos diversos para a Administração Central e para outras unidades.

 

Esta norma detalha como esta tarefa é realizada.

 

Despacho / Unidade. Ao longo do dia, pessoal da unidade entrega na Secretaria Escolar os materiais que desejar, preenchendo ou solicitando a um funcionário da Secretaria Escolar que preencha a etiqueta de identificação AA 22.

 

Em horário determinado, funcionário da Secretaria Escolar recolhe os envelopes recebidos e, observando a etiqueta, preenche o formulário AA 99, do protocolo, indicando:

nome de quem está enviando o envelope,

conteúdo do envelope,

nome de a quem está sendo enviado o envelope,

abreviatura da unidade para a qual o envelope está sendo enviado.

 

Preenchimento relativo aos envelopes dos assistentes de Secretaria deve ser feito pelo próprio assistente, e o conteúdo deve ser o número do lacre.

 

Quando o motoboy vier recolher os envelopes, confere a etiqueta com o protocolo, rubricando.

 

Em seguida, o funcionário faz uma cópia e arquiva, entregando o original ao motoboy.

 

Recebimento / Administração Central. Chegando o motoboy na Administração Central, entrega os envelopes a funcionário da Direção de Ensino, que confere o protocolo com a etiqueta, rubricando.

 

Ato contínuo, o funcionário passa pelos diversos setores da Administração Central, entregando os envelopes aos destinatários, que rubricam.

 

Aqueles envelopes que se destinam a outras unidades recebem, na coluna ‘destinatário’, um código com o dia do envio (com dois algarismos) e uma letra sequencial. Exemplo. Se o malote se refere ao dia 7/maio, os códigos são 07A, 07B,...

 

Por fim, o funcionário arquiva o protocolo.

 

Despacho / Administração Central. Ao longo do dia, pessoal da Administração Central coloca nos pontos de coleta os materiais que deseja despachar, preenchendo a etiqueta de identificação AA 22.

 

Em horário determinado, funcionário da Direção de Ensino recolhe os diversos envelopes e, observando a etiqueta, preenche o formulário AA 100, do protocolo, indicando:

se envelope oriundo de uma unidade, o código,

nome de quem está enviando o envelope,

conteúdo do envelope,

nome de a quem está sendo enviado o envelope,

abreviatura da unidade para a qual o envelope está sendo enviado.

 

Para facilitar, os envelopes de uma mesma unidade devem ser registrados em sequência.

 

Quando o motoboy vier recolher os envelopes, confere a etiqueta com o protocolo, rubricando.

 

Recebimento / Unidade. Chegando o motoboy na unidade, entrega os envelopes a funcionário da Secretaria Escolar, que confere o protocolo com a etiqueta, rubricando.

 

Em seguida, faz uma cópia, entregando o original ao motoboy.

 

Ato contínuo, o funcionário passa pelos diversos setores da unidade, entregando os envelopes aos destinatários, que rubricam na cópia.

 

Por fim, o funcionário arquiva a cópia do protocolo.

 

Problemas. Se faltar algum envelope em alguma das conferências, o gerente de Ensino deve ser imediatamente acionado.

Arquivos para download

PO 141 AA 99 Protocolo de envio de malote (unidade) DOWNLOAD
PO 141 Despachando envelopes pelo malote DOWNLOAD
PO 141a Despachando envelopes pelo malote (unidade) DOWNLOAD
PO 141b Despachando envelopes pelo malote (Administração Central) DOWNLOAD
PO 141d AA 100 Protocolo de envio de malote (Administração Central) DOWNLOAD