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UNIQUALI

NORMAS



12.07.2018
PO 07/12 | Transferência de alunos (trâmites internos)

 

A transferência de alunos do Unificado para outras escolas é tratada em três normas. Os procedimentos na recepção do pedido são tratados no PO 40. Os procedimentos internos são apresentados nesta norma. Os procedimentos intermediários e finais são explanados no PO 106.

 

Recebendo o protocolo de solicitação de transferência, a Secretária Escolar segue o caminho Financeiro > Cobrança > Interna > Registro e digita, no quadro Cobrança, “Aluno solicitou transferência hoje”. (No final do ano, esta providência é desnecessária.)

 

Em seguida, a Secretária Escolar se a transferência se dará:

para escola de fora da região ou se para outra unidade do Unificado, envia e-mail ao gerente de Relacionamento com esta informação,

para escola da região por motivo financeiro, solicita ao Vice-Diretor que envie e-mail ao gerente descrevendo sua atuação,

para escola da região por outros motivos, solicita ao respectivo Coordenador de Turno que envie e-mail ao gerente descrevendo sua atuação.

 

Em seguida, a Secretária Escolar muda a situação da matrícula do aluno no ASP Escola. Para tanto, segue o caminho Acadêmico > Matrícula > Situação da Matrícula, selecionando o aluno e pesquisando, e:

ação: escolhe acadêmico/financeira,

situação: escolhe transferido,

data acadêmica: digita a data a partir da qual o aluno efetivamente deixou de vir à escola (obtida, se necessário, em consulta ao Coordenador de Turno),

data de cancelamento: não altera,

período financeiro: digita as datas inicial e final dos vencimentos das parcelas que deverão ser canceladas,

colégio: seleciona o colégio de destino, digitando parte do nome e clicando nas reticências,

motivo: seleciona,

observação: escreve algo relevante, se houver.

 

Então, salva. Aparecerá a situação financeira resultante da opção escolhida acima; se estiver errado, corrige. De todo modo, ao final salva novamente.

 

Se houver notas por lançar, a Secretária Escolar cobra o lançamento antes de mudar a situação da matrícula.

 

Se a solicitação da transferência for feita no final do ano, a mudança na situação da matrícula deve ser feita pelo funcionário designado para o acompanhamento das matrículas e transferências.

 

Então, verifica se dispõe de toda a documentação necessária para a elaboração do dossiê de transferência.

 

Documentação OK. Tendo toda a documentação, a Secretária Escolar elabora o dossiê, seguindo as instruções do PO 17. Por fim, escreve OK no quadro Parecer do protocolo, carimba, assina e data.

 

Estando tudo pronto, a Secretária Escolar põe os dossiês na caixa Movimento Ordinário. Ao final do dia:

o dossiê do aluno, encimado pelo protocolo, vai para a pasta suspensa Documentos para Entrega no arquivo provisório e

o dossiê do Unificado vai para a caixa Documentos de Alunos no arquivo morto.

 

Em seguida, segue o caminho Acadêmico > Protocolo > Registro, digita o número do protocolo, pesquisa, vai à aba Assunto, tica duas vezes em ‘Transferência’ (isto é, desmarca e marca), vai à aba Anexo e tica em ‘Documentação’.  Salva.

 

Finalmente, segue o caminho Acadêmico > Protocolo > Atendimento, digita o número do protocolo e o ano a que se refere, seleciona a situação ‘em andamento’ e o setor ‘Secretaria Escolar’ e pesquisa. Na aba Atendimento, muda o setor de destino para ‘Caixa da Unidade’ e a situação para ‘deferido’. Então deleta o que eventualmente estiver escrito no campo Situação Final e escreve “Dossiê de transferência concluído em ...” e, observando no quadro Assunto / Anexo se há itens não ticados, digita também algum lembrete necessário (do tipo “Cobrar atestado de vaga”). Em ambos os registros, escreve seu nome entres parênteses ao final. Tica em ‘Enviar e-mail’. Salva.

 

Falta de documentação. Faltando documentação para a elaboração do dossiê, a Secretária Escolar entra em contato com o aluno (por e-mail ou por telefone), solicitando o que falta. Neste contato, informa também que o prazo para de contar enquanto a documentação solicitada não for entregue.

 

Em seguida, segue o caminho Acadêmico > Protocolo > Atendimento, digita o número do protocolo e o ano a que se refere, seleciona a situação ‘em andamento’ e o setor ‘Secretaria Escolar’ e pesquisa. Na aba Atendimento, muda o setor de destino para ‘Caixa da Unidade’. Então, escreve, no campo Situação Final algo do tipo “Solicitado à D. Augusta por telefone Histórico Escolar do Fundamental em ...”, escrevendo seu nome entre parênteses ao final. Tica em ‘Enviar e-mail’. Salva.

 

Recebendo a documentação, a Secretária Escolar faz os procedimentos indicados acima.

 

Finalização. Sendo entregue o dossiê de transferência ao aluno, o protocolo é entregue à Secretária Escolar.

 

Ao receber o protocolo, a Secretária Escolar o anexa à documentação do aluno, e envia ao arquivo morto. Se vier o AF 37, encaminha para o encarregado do ataque à inadimplência da unidade.

 

A pedido, a transferência pode ser enviada por Sedex a cobrar para a residência do aluno. Neste caso, o recibo do correio é colado ao protocolo.

Arquivos para download

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