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NORMAS



20.10.2021
PO 23/27 | Atendimento ao rematriculando

 

Ao receber um aluno, o auxiliar de Secretaria verifica se ele é aluno veterano que irá se rematricular ou se é aluno novato que irá se matricular.

 

Sendo aluno veterano, localiza o nome do aluno na planilha de controle e observa o código:

- : sem pendência

A : robalos

B : débito de anos anteriores

C : falta de documentação

D : indiscplina grave

E : sério problema de alfabetização

F : sem aplicativo baixado

 

Sem código. Se na planilha não houver código não há pendência. Então, o funcionário informa que o contratante deve preencher as lacunas das duas vias do Contrato de Prestação de Serviços Educacionais (CPSE), vistar as páginas e assinar na última.

 

Se estas tarefas puderem ser feitas na hora, o funcionário, no ASP Escola, segue o caminho Gerencial > Consulta Genérica, localiza o nome do aluno e, na aba Financeiro, verifica se há alguma parcela em aberto.

 

Não havendo débito, preenche o formulário SM 47, de liberação, com o código do aluno e a data de hoje, vista e encaminha o aluno à Sala de Matrículas.

 

Se estas tarefas não puderem ser feitas na hora, o funcionário entrega as duas vias do CPSE ao aluno, que poderá levá-las para sua casa, providenciar o preenchimento e voltar, quando então o funcionário seguirá os trâmites acima descritos.

 

Na Sala de Matrículas o funcionário recebe o aluno e:

vê se o SM 47 está com a data de hoje e vistado e

observa se as lacunas nas duas vias do CPSE foram preenchidas, se as páginas foram vistadas e se há a assinatura do contratante na última página.

 

Estando tudo OK, o funcionário verifica se o aluno chegou com um formulário de bolsa (GD 06) preenchido; se chegou, recolhe. Se não chegou, mas disser que uma bolsa lhe foi concedida, busca na Sala de Visitas. Se não chegou, mas disser que precisa de uma bolsa, verifica de quem é a alçada para a concessão (PO 05).

 

Esta situação resolvida, o funcionário pega as duas vias do CPSE e, se o aluno recebeu bolsa, lê a cláusula 11 (no Kids regular, cláusula 12), que se refere à perda desta no mês em que houver atraso de pagamento, solicitando que o contratante (ou, na ausência deste, o responsável) dê um visto ali.

 

Então, certifica-se do plano de pagamento que será adotado ― normalmente, doze parcelas, mas, se no final de janeiro ou no início de fevereiro, onze. Se o contratante quiser uma situação diferenciada, fala com a Secretária Escolar.

 

Em seguida, o funcionário informa que a data de vencimento das mensalidades é dia 5. Havendo resistência, sugere dia 10 e, eventualmente, dia 15. Se o contratante. Se o contratante disser que costuma pagar em outra data, concorda.

 

Definidos o plano de pagamento e o dia do vencimento, o funcionário pede ao contratante que complete as lacunas do parágrafo 4º da cláusula 7ª.

 

Se aluno do Kids regular, o funcionário pergunta se há interesse em contratar o lanche. De todo modo, pede ao contratante que assinale com X a opção adequada na cláusula 11.

 

Na sequência, o funcionário informa que o pagamento em dia proporciona 3% de desconto pela pontualidade, exemplificando.

 

         Exemplo 1. Se a mensalidade é de R$ 500 e o aluno não tem bolsa, faz R$   500 – 3% = R$ 485.

 

         Exemplo 2. Se a mensalidade é de R$ 500 e o aluno tem bolsa de 10%, faz R$ 500 – 10% – 3% = R$ 436,50. 

 

Neste momento, se o contratante ainda não tiver comentado que tem ou que quer uma bolsa, certamente se manifestará. Isso ocorrendo, o funcionário resolve, como indicado mais acima.

 

Em seguida, pede ao contratante que assinale com X a opção adequada no parágrafo 1º da cláusula 2ª. Se o contratante assinalar que o aluno é portador de necessidade especial, e o funcionário for surpreendido com a informação, aciona a Secretária Escolar. Se esta autorizar, prossegue com o procedimento.

 

Isto tudo feito, o funcionário dá início à digitação, seguindo as orientações do Manual de Matrículas.

 

Na digitação, deve-se ter especial atenção aos seguintes dados.

 

Aluno

RG

telefone (casa e celular)

endereço

 

Pai / Mãe

CPF

telefone (casa e celular)

empresa (nome e telefone)

estado civil

profissão

endereço (rua, número, bairro, cidade)

e-mail

 

Feita a digitação, o funcionário pergunta se o contratante gostaria de receber os boletos por e-mail ou levar o carnê.

 

Se desejar receber os boletos por e-mail, o funcionário pede que escreva seu endereço eletrônico no SM 46, data e assina.

 

Caso contrário, imprime os boletos do ano todo, grampeando, em ordem cronológica, com as capas para formar um carnê.

 

Então, imprime uma via da Ficha de Inscrição, vistando-a. Em seguida, se o aluno for de turma até o 6º do Fundamental, entrega-lhe a lista de materiais correspondente.

 

Então, escreve o nome do aluno no formulário “Controle de Documentos de Alunos Matriculados” (SM 01).

 

Por fim, o funcionário acompanha o aluno à Secretaria Escolar, entrega à Secretária Escolar toda a documentação, agradece e se despede.

 

A Secretária Escolar verifica se o contratante vistou a primeira página de cada via do CPSE e se assinou na segunda e assina as duas vias do CPSE. Então, põe em um envelope uma via do CPSE e, se houver, o carnê, entregando ao contratante. Agradece e o encaminha ao assistente de Secretaria.

 

O assistente cobra a entrada e entrega o brinde do Positivo.

 

Se o Vice-Diretor, por algum motivo, tiver dado um desconto ou isentado o pagamento no valor da entrada, o assistente de Secretaria verifica se há um GD 06 com esta informação preenchida; caso contrário, solicita ao VD que preencha o SM 45. Se o aluno já havia pago a reserva de vaga, o assistente solicita à Secretária Escolar que preencha.

 

Enquanto isso, a Secretária Escolar põe a Ficha de Inscrição e o CPSE e, se houver, GD 06, de concessão de bolsa, SM 45, de redução ou isenção da entrada, e SM 46, de solicitação de envio de carnê e do código do aplicativo por e-mail, na caixa Movimento do Dia.

 

Havendo débito, o funcionário busca cobrá-lo, sugerindo que o pagamento seja, na ordem, em dinheiro, com cartão de crédito (à vista ou parcelado), em cheque (bom para o dia ou pré-datado, à vista ou parcelado) ou em boletos (com ou sem IPCD). Seja qual for a forma escolhida, feito o pagamento o funcionário segue os trâmites normais.

 

Não conseguindo cobrar, o funcionário encaminha o aluno à Secretária Escolar, que tenta resolver a questão. Esta não obtendo sucesso, encaminha o aluno ao VD, que resolve.

 

Código A. Se na planilha houver o código A, o funcionário encaminha este robalo à Secretária Escolar, que procede como indicado no AIn 05.

 

Código B. Se na planilha houver o código B, o funcionário encaminha o aluno à Secretária Escolar, que cobra o débito. Obtendo sucesso, a Secretária Escolar segue os trâmites normais. Não obtendo sucesso, a Secretária Escolar encaminha o aluno ao VD, que resolve a questão.

 

Código C. Se na planilha houver o código C, o funcionário verifica se o que está faltando é o documento de identidade e/ou o Histórico Escolar. Se o aluno estiver devendo o documento de identidade (carteira de identidade ou certidão de nascimento), o funcionário orienta-o a providenciar o documento, preenche o formulário SH 15 em duas vias, dá uma ao aluno, preenche o formulário SM 47, data e assina.

 

Se o aluno estiver devendo o Histórico Escolar, o funcionário relembra dos pedidos feitos ao longo do ano e condiciona a rematrícula à apresentação do documento.

 

Quando o documento for trazido, o funcionário preenche o formulário SM 47, data e assina; no verso, escreve “Histórico Escolar entregue”, assinando.  Se o documento não for trazido, e o VD autorizar a rematrícula, o funcionário preenche o formulário SM 47, data e assina; no verso, escreve“Rematrícula autorizada sem Histórico Escolar”, colhendo a assinatura do VD.

 

Código D. Se na planilha houver o código D, o funcionário encaminha o aluno e seu responsável ao VD, que condiciona a rematrícula à assinatura do Termo de Compromisso (GD 07). Assinando ambos, o funcionário preenche o formulário SM 47, data e assina.

 

Ao receber o aluno com indisciplina grave e seu responsável, o VD, de posse do GD 07, relata o comportamento que comprometeu o desempenho acadêmico do aluno e o desgaste que provocou em sua turma. Em seguida, se for o caso, colhe as assinaturas do aluno e do seu responsável nas duas vias do formulário — com o que o aluno e sua família se comprometem com a escola a assumir uma nova postura —, fica com uma via e entrega a outra ao responsável. A princípio, não há bolsa para este aluno, mas o VD tem margem para negociação.

 

Para ver as ocorrências registradas para o aluno, segue-se o caminho Ocorrências > Relatórios > Ocorrências de aluno.

 

As segundas vias do SH 15 e do GD 07 são anexadas à documentação gerada pela rematrícula, que é colocada na caixa Movimento do Dia.

 

Código E. Se na planilha houver o código E, o funcionário encaminha o responsável ao VD, que informa que o nível inadequado de alfabetização se deve a uma provável dificuldade de aprendizagem, comunicada pelo Coordenador de Turno, mas ignorada pela família, e comunica que a rematrícula está condicionada à resolução da questão.

 

Comprometendo-se a família ― oralmente, que seja ―, o VD informa o funcionário que a rematrícula está autorizada, e este preenche o formulário SM 47, data e colhe a assinatura do VD.

 

Código F. Se na planilha houver o código F, o funcionário informa que o Unificado tem um aplicativo, e solicita que o responsável (ou ambos, e até o aluno, caso presente) baixe em seu telefone celular. Baixando, informa o código de acesso, seguindo no Diário Escola o caminho Cadastro > Alunos e digitando o nome do aluno. Baixando ou não, preenche o formulário SM 46, data e assina.

 

Resumo. Esta norma está resumida em três anexos — um para os procedimentos no âmbito da Secretaria Escolar, outro para os procedimentos no âmbito da Sala de Matrícula e outro para os procedimentos com alunos com problemas para rematrícula.

 

O atendimento ao aluno novato está descrito no PO 14.

Arquivos para download

PO 23 Atendimento ao rematriculando DOWNLOAD
PO 23a Problemas para rematrícula DOWNLOAD