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25.02.2021
Inf. 44/01 | Fechamento de matrículas e transferências de ano para outro

 

No final do último dia de trabalho de fevereiro, a Secretária Escolar suspende ao atendimento às matrículas e às transferências, informando a equipe da Secretaria Escolar que estas atividades serão retomadas apenas no dia seguinte.

 

Então, verificação quem ainda está nas turmas temporárias, mudando a situação de ativo para transferido ou para cancelado.

 

Inicialmente, gera a lista base por instituição das turmas temporárias (Relatório > Escolar > Acadêmico > Lista Base), selecionando ‘modelo’ 4 e ‘matrícula confirmada’ não ― aluno neste relatório é aquele que não se rematriculou.

 

Se souber que o aluno irá solicitar transferência, sabendo ou não sua escola de destino, altera a situação da matrícula para transferido; se não souber, altera para cancelado.

 

Para alterar a situação da matrícula, segue Acadêmico > Matrícula > Situação da Matrícula, selecione regional e instituição, localize o aluno, clique no botão Pesquisar e:

ação: escolhe acadêmico/financeira,

situação: escolhe transferido ou cancelado,

data acadêmica: se transferido, digita a data em que o aluno comunicou a transferência; se cancelado, digita a data de 28/fevereiro do ano em curso,

data de cancelamento: digita o dia de hoje,

período financeiro: digita as datas inicial e final dos vencimentos das parcelas que deverão ser canceladas,

colégio: seleciona o colégio de destino, digitando parte do nome e clicando nas reticências,

observação: escreve o motivo da transferência, se souber.

 

Então, salva. Aparecerá a situação financeira resultante da opção escolhida acima; se estiver errado, corrige. De todo modo, ao final salva novamente.

 

Concluída esta tarefa, gera novamente a lista-base; deve aparecer em branco.

 

Então, gera relatório da situação da matrícula (Gerencial > Administrativo > Situação da Matrícula), com acadêmico entre 1º/novembro do ano anterior e 28/fevereiro do ano em curso, selecionando todos os itens, exceto ativo, transferido, cancelado, erro de digitação e desistente; deve aparecer em branco.

 

Em seguida, gera relatório da situação da matrícula, com acadêmico entre 1º/novembro do ano anterior e 28/fevereiro do ano em curso, selecionando transferido e cancelado. Imprime.

 

Ainda, gera relatório da situação da matrícula, com acadêmico entre 1º/novembro do ano anterior e 28/fevereiro do ano em curso, selecionando erro de digitação. Imprime e anota à mão aqueles que foram reprovados e se rematricularam.

 

Por fim, gera lista-base por instituição série por série do ano anterior e do ano em curso, selecionando ‘modelo’ 4 e ‘matrícula confirmada’ sim, imprimindo e arquivando.

 

Ao longo do primeiro dia de trabalho de março, a Secretária Escolar, de posse das listas-base série por série do ano anterior e do ano em curso que havia imprimido na véspera, confere entradas e saídas.

 

Para tanto, observa que as listas-base das séries do ano anterior traz os alunos que concluíram o ano anterior e as listas-base das séries do ano em curso traz os alunos que se matricularam no ano em curso.

 

A comparação de cada série do ano anterior com a série seguinte do ano em curso é feita assim: um funcionário lê os nomes da série do ano anterior e outro funcionário acompanha os nomes da série seguinte do ano em curso.

 

Havendo nome na primeira lista que não está na segunda, o primeiro funcionário anota X na sua lista ― é aluno que pediu transferência ou não se rematriculou ou que foi reprovado e se matriculou.

 

Havendo nome na segunda lista que não está na primeira, o segundo funcionário anota X na sua lista ― é aluno novato ou que foi reprovado e se matriculou.

 

Analisando os relatórios da situação da matrícula gerados na véspera, anota na lista-base da série do ano anterior a quantidade:

T ― alunos que pediram transferência,

C ― alunos que não se rematricularam e não deram notícia,

R ― alunos que foram reprovados e se matricularam (na mesma série do ano seguinte).

 

Também anota na lista da série do ano em curso a quantidade:

N ― alunos novatos,

R* ― alunos que foram reprovados e se matricularam (na série anterior a esta do ano em curso).

 

Então, verifica para cada série se I – (T + C + R) + (N + R*) = F, sendo:

I ― número de alunos da série no ano anterior,

F ― número de alunos da série seguinte no ano em curso,

 

Ao final do dia, envia todas as listas-base pelo malote ao gerente de Relacionamento.

 

Ao longo dos próximos dias, a Secretária Escolar, se houver casos em que a escola de origem dos alunos novatos ou a escola de destino dos alunos transferidos e cancelados não tiver sido cadastrada no ASP Escola, busca, com os Coordenadores de Turno, obter estas informações, ajustando no ASP Escola e informando o gerente de Relacionamento. 

Arquivos para download

Inf. 44 Fechamento de matrículas e transferências de um ano para o outro DOWNLOAD